Passo a Passo para adicionar alunos avulsos no SUAP

De NTI Ajuda - IFSULDEMINAS Campus Inconfidentes

Acessar o SUAP

Após acessar o SUAP, no menu lateral esquerdo clique em "Ensino - Procedimentos de Apoio - Histórico Avulso".


1° Passo: No menu lateral, clique em "Matrícula do Aluno". Após acessar a página correspondente, clique no item em destaque.

Figura 1: Adicionar um aluno no SUAP.


2° Passo: Neste passo, serão adicionadas as "Informações Pessoais" do aluno

Figura 2: Informações Pessoais.

3° Passo: Nesse passo será adicionado as "Informações Acadêmicas" do aluno.

Pontos Importantes:

 Código acadêmico: Ano de ingresso + RA/Matrícula do SA + 3 zeros.

 Ano letivo atual: Ano em que o aluno concluiu o último requisito, caso não tenha concluído utilize o ano atual em que está matriculado.

 Situação da matrícula: Sempre "Matriculado" por causa da importação.

 Obs:É necessário o preenchimento de todos os campos.

Figura 3: Informações Pessoais.

4° Passo: Nesse passo será adicionado as "Informações Pessoais Complementares" do aluno.

Figura 4: Informações Complementares.

Após cadastrar as informações do aluno, procederemos com o cadastro dos períodos e dos componentes de matrícula. Esse cadastro pode ser realizado de duas formas:

1° Via SUAP, conforme demonstrado no tutorial
2° Via planilhas, conforme demonstrado no tutorial


Via SUAP

Após cadastrar as informações do aluno, ainda no menu lateral esquerdo clique em "Ensino - Procedimentos de Apoio - Histórico Avulso - Períodos e Componentes da Matrícula."


Para adicionar esses dados clique na matrícula do aluno como mostra a imagem a seguir:

Figura 5: Informações dos períodos do aluno.


Neste passo, iremos cadastrar os períodos que o aluno cursou.

Importante: Se o último período cursado pelo aluno for 2021.1 não esquecer de adicionar mais um período e colocar a situação como “Matriculado”.

Figura 6: Adicionando os períodos cursados.

Neste passo, iremos cadastrar os componentes do histórico do aluno, incluindo tanto as disciplinas em que ele foi aprovado quanto as reprovadas.

Importante sobre o Código da Disciplina: utilizar o mesmo código para todos os alunos que forem do mesmo curso, pois ao utilizar os códigos iguais não será necessário realizar a equivalência GIZ para cada aluno importado no SUAP e sim apenas para um aluno que irá valer para todos os alunos do mesmo curso, desde que seja utilizado o mesmo código.

Figura 7: Cadastrar os componentes do histórico.

Via Planilhas

Primeiro de tudo é necessário a criação de duas planilhas, uma contendo os períodos e a outra os componentes


Para criar a planilha de "Períodos da Matrícula" siga as regras descritas abaixo:

1° Tamanho máximo permitido é de 15.0 MB;
2° O arquivo deve ser no formato "xls" ou "xlsx";
3° A planilha deve ter um cabeçalho com os seguintes campos: Ano letivo, Período letivo, Período da matriz, Situação no período;

  • Situação no período, deve seguir conforme a legenda: ("E", "Matriculado"),("0", "Cancelada"),("1", "Trancada"),("2", "Evasão"),("3", "Transferido"),("A", "Aprovado"),("D", "Reprovado"),("F", "Reprovado por Falta"),("P", "Dependência").

Figura 8: Dados da planilha para importação.

Para criar a planilha "Componentes do histórico" siga as regras descritas abaixo:

1° Tamanho máximo permitido é de 15.0 MB; 2° O arquivo deve ser no formato "xls" ou "xlsx";
3° A planilha deve ter um cabeçalho com os seguintes campos: Ano letivo, Período letivo, Matriz, Sigla, Código da disciplina, Descrição da disciplina, Nota, Faltas, Carga Horária, Tempo de aula, Número de aulas,Frequência, Situação, Nome do Professor, Titularidade do Professor, Situação na disciplina;
4° Situação na disciplina, deve seguir conforme a legenda: ("E", "Matriculado"),("0", "Cancelada"),("1", "Trancada"),("2", "Evasão"),("3", "Transferido"),("A", "Aprovado"),("D", "Reprovado"),("F", "Reprovado por Falta"),("P", "Dependência");
5° As colunas Nota, Carga Horária e Frequência devem estar no formato numérico com pontos. NÃO UTILIZAR VÍRGULAS NESSES CAMPOS

Figura 9: Dados da planilha para importação.

Após a criação das planilhas e o preenchimento com os dados necessários, no SUAP, clique em 'Ensino - Procedimentos de Apoio - Histórico Avulso - Períodos e Componentes da Matrícula'. Em seguida, selecione a matrícula do aluno, conforme mostrado na imagem a seguir:

Figura 10: Informações dos períodos do aluno.

Para fazer a inserção dos períodos ou componentes em lote, clique em um dos botões em destaque:

Figura 11: Informações dos períodos do aluno.

A próxima tela exibida será para inserir o arquivo de dados em lote. Verifique se a planilha contém todos os dados necessários e se está em conformidade com as regras descritas anteriormente.

Figura 12: Arquivo para inserção em lote.

Realizando a Importação

No menu lateral esquerdo clique em "Ensino - Procedimentos de Apoio - Importação Giz", depois em "Importar Alunos".


Figura 13: Selecionar a base de dados para importação.


1° Passo: Importar Alunos do GIZ - “seleção de base de dados”.

 Selecionar a base de dados: SUAP - Histórico Avulso.

Figura 14: Selecionar a base de dados para importação.


2° Passo: Dados para importação do aluno.

 Prefixo: Código acadêmico que foi gerado ao criar o aluno. 

 Curso: Será necessário verificar no cadastro do curso o campo Código GIZ"

Figura 15: Adicionando o prefixo/código acadêmico e a sigla ou código do curso.


3° Passo: Conferir se o aluno foi importado na aba "Ensino - Alunos e Professores - Alunos"


4° Passo: Vincular/migrar o aluno na matriz correta: 

 Acesse o curso que o aluno pertence; 

 Depois acesse a aba “Matrizes”, ache a matriz correspondente do aluno e depois clique no botão “Migrar Alunos do Giz”;
Figura 16: Iniciando a vinculação do aluno com os componentes.


5° Passo: Migração de Alunos Ativos para o SUAP 

 Configuração base GIZ:SUAP - Histórico Avulso;

 Ano letivo:o último ano letivo que foi cadastrado no menu “Períodos e Componentes da Matrícula”;

 Período letivo: o último período letivo que foi cadastrado no menu “Períodos e Componentes da Matrícula”;

 Ignorar Último Período Letivo: Não.
Figura 17: Formulário de Migração.


Informação Importante: Caso seja necessário excluir algum aluno que foi migrado, sigas os passos da imagem abaixo:

Figura 18: Excluindo o aluno migrado


Após abrir a tela do aluno para alteração, no final da página terá o o botão "Apagar".

Figura 19: Excluindo o aluno migrado

Após a integralização do aluno na matriz será necessário realizar as equivalências das disciplinas. Segue o tutorial para realizar as equivalências

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