Diretor de Modalidade: Editorando uma Submissão de Trabalho - Jornada Científica (OCS)
Considerações Iniciais
Esta seção mostra um passo-a-passo, que tem o objetivo de guiar os "Diretores de Modalidade" nos processos de rejeição de uma submissão, designação de avaliador para um trabalho, recebimento da versão final e publicação do trabalho na conferência.
Acessar a Conferência Atual
Primeiro acesse a página da conferência utilizando o link informado abaixo e depois siga os demais passos indicados nesse tutorial para realizar sua submissão:
Acessar a Página de Submissões da Conferência
Após acessar o link informado anteriormente, já na página da conferência clique no menu "Acesso".
Entrar no Sistema como Avaliador
Será aberta a tela "Acesso" e nela, informe o "CPF" (apenas números, sem pontos ou traços) e a "Senha" cadastrados. Caso não consiga acessar, clique na opção "Esqueceu a senha?".
Acessando a Página de Avaliação
Após ter feito login, será exibido a página "Submissões Ativas". Nessa página, os Diretores que respondem a mais de uma modalidade devem ficar atentos ao filtro "Na Modalidade", por meio do qual é possível listar todos os trabalhos à modalidade selecionada.
Ana lizando o Trabalho
Após ter feito login e realizado a filtragem dos trabalhos por modalidade, basta clicar sobre o título de um dos trabalhos para abrir a tela "Avaliação".
Nessa tela, inicialmente deverá ser realizada as seguintes ações:
1) Download do documento para avaliação: Salvar o arquivo que consta no campo "Versão para avaliação", na seção "Avaliação", clicando em cima do link do documento para fazer o download.
2) Verificação do formato do documento: Verificar se o documento segue os padrões estabelecidos nas “Diretrizes para autores”, incluindo questões de conteúdo e formato de arquivo (PDF);
3) Verificação da retirada dos nomes autores: Verificar se os nomes dos autores foram retirados do documento que será encaminhado para avaliação.
ATENÇÃO: Caso o documento contenha os nomes dos autores ou esteja fora do padrão estabelecido, é necessário rejeitar o trabalho e para isso deve-se seguir os passos apresentados na seção "Rejeitando um Trabalho", para acessá-la clique aqui.
Rejeitando um Trabalho
A refeição de um trabalho ocorre quando a primeira versão do trabalho submetida apresenta a inclusão dos nomes dos autores ou por falta de padronização de documento.
Para rejeitar o trabalho deverá ser realizada as seguintes ações:
1) Registro da decisão: Na página de avaliação, na seção "Decisão do Diretor", no campo "Escolher Decisão", da: Selecione a opção "Rejeitar" e clique no botão "Registrar Decisão".
2) Notificar autor: A notificação do autor é realizada clicando no ícone no campo "Notificar autor".
3) Redigir e-mail de notificação: Essa terceira etapa será feita em uma página para redação do e-mail, que será aberta após o clique no ícone.
ATENÇÃO: Informar ao autor, através do e-mail, que ele poderá corrigir os problemas do documento e fazer uma nova submissão do trabalho enquanto estiver dentro do prazo de submissão..
4) Arquivar submissão: Logo abaixo do ícone usado para notificar o autor, aparecerá um link para “arquivar esta submissão”, clique sobre esse link.
Designando um Avaliador para o Trabalho
Ao verificar que o trabalho está apto para avaliação, o "Diretor de Modalidade" deve fazer a escolha do "Avaliador" levando em consideração o perfil do trabalho e as áreas de atuação dos "Avaliadores" cadastrados na plataforma. E para realizar essa tarefa deverá ser realizada as seguintes ações:
1) Escolher Avaliador: Para escolher um avaliador basta clicar no link "ESCOLHER AVALIADOR", na seção Avaliação.
2) Designar um Avaliador: Após clicar no link "ESCOLHER UM AVALIADOR", o sistema redirecionará o diretor de modalidade para uma página onde se pode selecionar um avaliador. Você observará que aparecerão avaliadores de todas as modalidades. Assim, utilize o filtro para buscar "Avaliadores" por modalidade e clique em "DESIGNAR".
INFORMAÇÃO: É possível verificar as especialidades dos avaliadores clicando sobre o nome dele(a) com o botão direito do mouse e indicando para abrir em uma nova janela.
3) Notificar o Avaliador: Após a designação do avaliador, é preciso notificá-lo, clicando no ícone de e-mail que aparece logo abaixo da descrição “solicitação”. Essa notificação será feita por e-mail padrão, gerado pelo próprio sistema, basta clicar em “enviar”.
ATENÇÃO: Conferir se o "Formulário de Avaliação" foi definido e caso não tenha sido informado, será necessário vinculá-lo.
4) Disponibilizar o Avaliador: Após enviar a mensagem ao avaliador solicitando a avaliação, é necessário clicar no link “Disponível para avaliação”, no campo “Diretor informa em nome do avaliador”. Assim, não será necessário esperar o aceite do avaliador. Observação: Essa ação foi definida pela comissão organizadora para dar agilidade ao processo.
5) Aguardar Avaliação: É necessário que o avaliador finalize e envie a avaliação. O avaliador terá uma semana para finalizar a avaliação. Em casos de atrasos, pode-se enviar um lembrete de avaliação clicando no link "ENVIAR LEMBRETE".
Recebendo a Avaliação de um Trabalho
O diretor de modalidade será notificado, por e-mail, quando um avaliador enviar uma avaliação. Assim, basta acessar a página de controle de submissões.
Para acessar o resultado da avaliação é necessário clicar sobre o título do artigo. Dessa forma, o sistema irá redirecionar para a página de avaliação daquele artigo. Ao acessar essa página, o diretor deve seguir os passos descritos abaixo:
1) Verificar recomendação: Além do e-mail de notificação, poderá ser utilizado o campo “Recomendação” para verificar se uma avaliação foi concluída.
2) Notificar avaliador: Uma vez verificado o término da avaliação, é necessário notificar o avaliador, informando-lhe que sua avaliação fora recebida corretamente. Isso deve ser feito clicando no ícone “Acusar recebimento”.
3) Em caso de não aceite / aceito com alterações: Acessar formulário de avaliação: para acessar o formulário de avaliação preenchido pelo avaliador é necessário.
4) Escolher e registrar decisão: Após análise do formulário de avaliação, o diretor de modalidade deve escolher sua recomendação e registrá-la clicando no botão “Registrar Decisão” clicar no campo “Resposta do formulário de avaliação”.
IMPORTANTE: Nessa etapa da avaliação deve-se escolher a opção “Alterações necessárias”, mesmo que o avaliador tenha recomendado que seja “Publicado sem alterações”. Isso é necessário pelo fato de que, no mínimo, os autores deverão inserir os nomes da autoria no documento final.
5) Notificar autor: Após o registro da decisão, deve-se notificar o autor clicando no ícone indicado na frente da opção "Notificar Autor.
6) Mensagem de e-mail informando a decisão e importação da avaliação: Ao realizar o passo 5, o diretor será direcionado para uma página onde é possível redigir o e-mail de notificação para o autor. O texto do e-mail já está previamente preenchido. Contudo, é necessário importar o formulário de avaliação clicando no botão “Importar avaliação pelos pares”, como mostrado na Figura abaixo. Dessa forma, todo o formulário de avaliação será incorporado ao corpo do e-mail.
Recebendo a versão final do autor
Após o encaminhamento da decisão de “alteraçãoes necessárias” para o autor, o diretor de modalidade deve se atentar na plataforma OCS para o recebimento da segunda versão do trabalho. Nessa fase não há notificação por e-mail pela plataforma informando que o autor submeteu a versão final. Para ver se a versão final foi submetida, é preciso acessar a página de avaliação e seguir os passos abaixo:
1) Acessar as avaliações em andamento:
1 – .
Para identificar se o autor submeteu uma nova versão, observe se há algum arquivo no campo versão final, na área da Decisão do Diretor (figura abaixo). Veja que o sistema informa a data de inclusão do arquivo pelo autor (1). É importante que o Diretor de Modalidade se atente a essas informações
Para finalizar o processo de tramitação do trabalho, realize os seguintes passos:
1- Faça o download da versão final, clicando no arquivo da “versão final”, na área Decisão do
Diretor.
2- Conferir o arquivo final: O Diretor de Modalidade deve analisar a versão final, verificando:
- se ele contém as correções sugeridas pelos avaliadores,
- se os nomes dos autores foram acrescentados,
- se a versão final está disponibilizada no modelo de template do evento, com o cabeçalho da 9a
Jornada Científica e Tecnológica e 6o Simpósio de Pós-graduação do IFSULDEMINAS,
- e se está no formato PDF.
3 - Registrar decisão: deve-se registrar uma nova decisão baseando-se no arquivo final enviado
pelo autor e no atendimento das correções solicitadas pelo avaliador.
Atenção: Nessa etapa, o diretor de modalidade pode aceitar o trabalho ou rejeitá-lo.
Para solicitar alterações novamente ou a inserção do(s) nome(s) do(s) autor(es), somente se
ainda estiver dentro do prazo de correção.
4 - Notificar autor: independentemente do tipo de decisão (aceite, correções necessárias ou rejeição), deve-se notificar o autor clicando no ícone indicado pela figura abaixo. O diretor será direcionado para uma página onde é possível redigir o e-mail de notificação para o autor. O
Publicar artigo
(SOmente clique em concluido apos adicionar arquivo do trabalho no layout)
Para publicar o trabalho aceito: 1 – Transferir o documento final para a seção de “LAYOUT” - ainda na mesma página, na seção “LAYOUT”, há uma campo para “transferir documento” da composição final. Aqui o diretor irá fazer o upload da versão a ser publicada, escolhendo o arquivo final enviado pelo autor e clicando em “transferir” - o arquivo em PDF deve aparecer logo após “Formato para Publicação”. 2 – Conferir se o arquivo está correto – após o upload da versão final do arquivo, habilitará o campo “Ler Prova”, clicando sobre esse campo é possível visualizar o PDF e conferir se o arquivo está correto. 3 - Concluir submissão: para concluir o trâmite editorial e enviar o arquivo para a página dos trabalhos aceitos, deve-se clicar no botão Concluída.