Diretor de Modalidade: Editorando uma Submissão de Trabalho - Jornada Científica (OCS)

De NTI Ajuda - IFSULDEMINAS Campus Inconfidentes
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  • Abrirá a tela Avaliação com informações do trablho.

1 - Baixar o documento para avaliação 2 - Verificação do formato do documento.(Referenciar a página de diretrizes). 3. Verificação da retirada dos nomes autores

Caso o documento contenha os nomes dos autores ou esteja fora do padrão estabelecido, é necessário rejeitar o trabalho. A tarefa de rejeição deve seguir os passos apresentados na seção de rejeição.

Rejeitando uma submissão

Quando ocorre?

  • A rejeição de um trabalho por inclusão de nomes de autores ou por falta de padronização de documento deve ser feita seguindo:

1 - Registro da decisão: página de avaliação, na seção Decisão do Diretor, no campo Escolher Decisão, da: Selecione a opção Rejeitare clique no botão Registrar Decisão. 2 - Notificar autor: a notificação do autor é realizada clicando no ícone no campo Notificar autor. 3 - Redigir e-mail de notificação: essa terceira etapa será feita em uma página para redação do e-mail, que será aberta após o clique no ícone.

ATENÇÃO: Informar ao autor, através do e-mail, que ele poderá corrigir os problemas do documento e fazer uma nova submissão do trabalho enquanto estiver dentro do prazo de submissão.

4 - Arquivar submissão: logo abaixo do ícone usado para notificar o autor, aparecerá um link para “arquivar esta submissão”, clique sobre esse link.


Aceitando uma submissão: designando avaliador

1 - Baixar o documento para avaliação 2 - Verificação do formato do documento.(Referenciar a página de diretrizes). 3. Verificação da retirada dos nomes autores

Caso o documento contenha os nomes dos autores ou esteja fora do padrão estabelecido, é necessário rejeitar o trabalho. A tarefa de rejeição deve seguir os passos apresentados na seção de rejeição.

Ao verificar que o trabalho está apto para avaliação, o diretor de modalidade deve fazer a escolha do avaliador levando em consideração o perfil do trabalho e as áreas de atuação dos avaliadores cadastrados na plataforma. A realização dessa tarefa é divida nos seguintes passos:

1 - Escolher Avaliador: para escolher um avaliador basta clicar no link ESCOLHER AVALIADOR, na seção Avaliação:

--- 2 - Designar um Avaliador: após clicar no link ESCOLHER UM AVALIADOR, o sistema redirecionará o diretor de modalidade para uma página onde se pode selecionar um avaliador. Você observará que aparecerão avaliadores de todas as modalidades. Assim, (1) realize uma busca pela modalidade do trabalho; e (2) clique em DESIGNAR.


  • (Informação adicional): É possível verificar as especialidades dos avaliadores clicando sobre o nome dele(a). (Para essa ação sugere-se abrir em uma nova janela)

3 – Notificar o Avaliador: após a designação do avaliador, é preciso notificá-lo, clicando no ícone de e-mail que aparece logo abaixo da descrição “solicitação”. Essa notificação será feita por e-mail padrão, gerado pelo próprio sistema, basta clicar em “enviar”.

- Conferir se o formulário de avaliação foi definido e caso não tenha sido informado, por favor vincule-o.

4 - Disponibilizar o Avaliador: após enviar a mensagem ao avaliador solicitando a avaliação, é necessário clicar no link “Disponível para avaliação”, no campo “Diretor informa em nome do avaliador”. Assim, não será necessário esperar o aceite do avaliador. Observação: Essa ação foi definida pela comissão organizadora para dar agilidade ao processo.


5 - Aguardar Avaliação: é necessário que o avaliador finalize e envie a avaliação. O avaliador terá uma semana para finalizar a avaliação. Em casos de atrasos, pode-se enviar um lembrete de avaliação clicando no link ENVIAR LEMBRETE.


Recebendo avaliação

O diretor de modalidade será notificado, por e-mail, quando um avaliador enviar uma avaliação. Assim, basta acessar a página de controle de submissões que, nessa etapa, apresentará as seguintes informações

Para acessar o resultado da avaliação é necessário clicar sobre o título do artigo. Dessa forma, o sistema irá redirecionar para a página de avaliação daquele artigo. Ao acessar essa página, o diretor deve seguir os passos descritos abaixo:

1 - Verificar recomendação: além do e-mail de notificação, poderá ser utilizado o campo “Recomendação” para verificar se uma avaliação foi concluída.

2 - Notificar avaliador: uma vez verificado o término da avaliação, é necessário notificar o avaliador, informando-lhe que sua avaliação fora recebida corretamente - . Isso deve ser feito clicando no ícone indicado como 2 na figura que segue abaixo - “Acusar recebimento”.

3 - Em caso de não aceite / aceito com alterações, Acessar formulário de avaliação: para acessar o formulário de avaliação preenchido pelo avaliador é necessário

4 - Escolher e registrar decisão: após análise do formulário de avaliação, o diretor de modalidade deve escolher sua recomendação e registrá-la clicando no botão “Registrar Decisão” clicar no ícone do campo “Resposta do formulário de avaliação”. IMPORTANTE: Nessa etapa da avaliação deve-se escolher a opção “ Alterações necessárias”, mesmo que o avaliador tenha recomendado que seja “publicado sem alterações” Isso é necessário pelo fato de que, no mínimo, os autores deverão inserir os nomes da autoria no documento final.

5 - Notificar autor: após o registro da decisão, deve-se notificar o autor clicando no ícone indicado como 5 na figura que segue abaixo.

6 – Mensagem de e-mail informando a decisão e importação da avaliação: ao realizar o passo 5, o diretor será direcionado para uma página onde é possível redigir o e-mail de notificação para o autor. O texto do e-mail já está previamente preenchido. Contudo, é necessário importar o formulário de avaliação clicando no botão “Importar avaliação pelos pares”, como mostrado na Figura abaixo. Dessa forma, todo o formulário de avaliação será incorporado ao corpo do e-mail.



Recebendo a versão final do autor

Após o encaminhamento da decisão de “alteraçãoes necessárias” para o autor, o diretor de modalidade deve se atentar na plataforma OCS para o recebimento da segunda versão do trabalho. Nessa fase não há notificação por e-mail pela plataforma informando que o autor submeteu a versão final. Para ver se a versão final foi submetida, é preciso acessar a página de avaliação: 1 – Acesse, através da página do usuário, as avaliações em andamento.


Para identificar se o autor submeteu uma nova versão, observe se há algum arquivo no campo versão final, na área da Decisão do Diretor (figura abaixo). Veja que o sistema informa a data de inclusão do arquivo pelo autor (1). É importante que o Diretor de Modalidade se atente a essas informações


Para finalizar o processo de tramitação do trabalho, realize os seguintes passos: 1- Faça o download da versão final, clicando no arquivo da “versão final”, na área Decisão do Diretor.


2- Conferir o arquivo final: O Diretor de Modalidade deve analisar a versão final, verificando:

  • se ele contém as correções sugeridas pelos avaliadores,
  • se os nomes dos autores foram acrescentados,
  • se a versão final está disponibilizada no modelo de template do evento, com o cabeçalho da 9a

Jornada Científica e Tecnológica e 6o Simpósio de Pós-graduação do IFSULDEMINAS,

  • e se está no formato PDF.


3 - Registrar decisão: deve-se registrar uma nova decisão baseando-se no arquivo final enviado pelo autor e no atendimento das correções solicitadas pelo avaliador. Atenção: Nessa etapa, o diretor de modalidade pode aceitar o trabalho ou rejeitá-lo. Para solicitar alterações novamente ou a inserção do(s) nome(s) do(s) autor(es), somente se ainda estiver dentro do prazo de correção.


4 - Notificar autor: independentemente do tipo de decisão (aceite, correções necessárias ou rejeição), deve-se notificar o autor clicando no ícone indicado pela figura abaixo. O diretor será direcionado para uma página onde é possível redigir o e-mail de notificação para o autor. O

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