Autores: Submetendo um Trabalho - Jornada Científica (OCS)

De NTI Ajuda - IFSULDEMINAS Campus Inconfidentes
Revisão de 19h49min de 10 de junho de 2019 por Igor.moreira (discussão | contribs)

Descrição Geral

O Open Conference Systems (OCS) é um sistema livre que pode ser utilizado ou modificado sob os termos da GNU GPL V2. Esse sistema tem sido utilizado para que autores submetam seus trabalhos, de maneira eletrônica, às últimas edições da Jornada Científica do IFSULDEMINAS. De maneira geral, a plataforma OCS permite o registro de usuários que podem possuir diferentes papéis. Esses papéis dependem do nível de acesso que cada um dos usuários tem no sistema. Os principais papéis utilizados na Jornada são:


1) Ouvinte: aquele que participará apenas como OUVINTE no dia do evento;

2) Autor: aquele que enviará trabalhos como AUTOR;

3) Avaliador: aquele que realiza a avaliação do trabalho;

4) Diretor de modalidade: aquele que realiza funções editoriais como encaminhamento de trabalhos para avaliadores e análise geral do processo de avaliação.

A interação entre os usuários da plataforma OCS está demonstrada na Figura 1. Essa interação pode ser definida da seguinte forma:


1. Autor (B) prepara o documento que será enviado para avaliação por meio da plataforma: confere se o documento está de acordo com as "Normas para Publicação", retira o nome dos autores e exporta para o formato PDF.

2. Autor (B) submete o artigo para a avaliação;

3. Diretor de modalidade (A) recebe submissão e escolhe avaliador;

4. Diretor de modalidade (A) designa avaliador;

5. Avaliador (C) finaliza a avaliação;

6. Avaliador (C) submete a avaliação para o diretor de modalidade;

7. Diretor de modalidade (A) registra decisão do avaliador;

8. Diretor de modalidade (A) notifica autor;

9. Autor (B) recebe as considerações, corrige o manuscrito conforme orientações do avaliador e insere os nomes dos autores no seu artigo;

10. Autor (B) finaliza o artigo, exportando-o para o formato PDF;

11. Autor (B) envia versão final para o diretor de modalidade pela plataforma – usando a mesma submissão que enviou o resumo inicialmente;

12. Diretor de modalidade (A) checa se as correções e inserção dos nomes dos autores foram realizadas corretamente e conclui a avaliação – registrando a decisão de ACEITAR ou REJEITAR e informando o autor sobre essa decisão.

Figura 1: Interação entre os usuários da plataforma OCS.

Considerações Iniciais

Esta seção mostra um passo-a-passo, que tem o objetivo de guiar os autores nos processos de login, submissão, acompanhamento e envio da versão final do trabalho.

Conferir as Diretrizes para a Elaboração e Formatação do Documento

Antes de iniciar o processo de submissão é necessário que o(s) autor(es) acesse(m) a página que define as diretrizes para a elaboração e formatação do documento a ser enviado. O acesso é feito através da página do evento, acessando a aba Sobre > Diretrizes para Autores > Normas para publicação. Clique aqui para acessar.

Após verificar as diretrizes e adequar seu trabalho a elas, siga os passos abaixo para realizar sua submissão:

Acessar a Conferência Atual

Primeiro acesse a página da conferência utilizando o link informado abaixo e depois siga os demais passos indicados nesse tutorial para realizar sua submissão:

Acessar a Página de Submissões da Conferência

Após acessar o link informado anteriormente, já na página da conferência clique no menu "Sobre" e depois clique na opção "Submissões Online".

Entrar no Sistema como Autor

Será aberta a tela "Submissões Online". Clique sobre um dos links abaixo para prosseguir com o tutorial:

Não tenho cadastro ainda na plataforma: Como realizar o meu cadastro?

Para criar o cadastro na plataforma, clique na opção "Cadastro na Plataforma".

Será aberta uma tela indicando as edições do evento cujo as inscrições para autores estão abertas. E nessa tela, selecione a edição atual do evento para continuar.

Em seguida será exibida a tela "Cadastro" e nela preencha os seguintes campos:

  • CPF (apenas números, sem pontos ou traços)
  • Senha (Com no mínimo 6 dígitos)
  • Repetir Senha (Redigite o mesmo que foi informado no campo Senha)
  • Prenome (Informe o seu primeiro nome)
  • Sobrenome (Informe seu sobrenome)
  • Iniciais (Informe as iniciais do seu nome)
  • Sexo (Selecione o seu Sexo)
  • Instituição (Informe de qual Instituição você vem. Ex.: IFSULDEMINAS - Campus Inconfidentes)
  • Assinatura (Informe o seu nome completo)
  • E-mail (Informe o seu E-mail)
  • Endereço postal (Informe o seu endereço, Rua e Nº)
  • País (Selecione sua Nacionalidade)
  • Confirmação (Marque caso deseje receber seus dados de login em seu E-mail)
  • Cadastrar como (Marque "Autor" para poder submeter trabalhos)

Após preencher todos os campos mencionados acima, clique no botão "Criar.

Após ter realizado o seu cadastro, clique aqui para prosseguir com o tutorial.

Já participei de outras edições do evento e já possuo cadastro: Como fazer meu login ou redefinir minha senha?

Uma vez que você já tenha participado de outras edições do evento e já possua cadastro, clique na opção "Acesso".

Será exibido um formulário de login e nele informe seu "CPF (apenas números, sem pontos ou traços)", informe a sua "Senha" de acesso e na opção "Cadastrar como" marque "Autor".

Após preencher todos os campos mencionados acima, clique no botão "Criar".

Submissão do Trabalho

Após acessado o sistema como autor e seguidos todos os passos anteriores corretamente, será exibido uma página com as "Submissões Ativas".

Nessa tela, clique na opção "Nova Submissão" ou "Clique aqui para Iniciar o processo de submissão".

Passo 1: Modalidade do Trabalho e Condições de Submissão

Após clicar na opção para iniciar o processo de submissão, selecione a "Modalidade", aceite as "Condições de submissão do trabalho" e clique no botão "Salvar e continuar".

Clique no botão "Salvar e continuar".

Passo 2: Transferência do Manuscrito

Nessa etapa, selecione o documento que será submetido. (Atenção! O arquivo deve estar em PDF e não deve conter os nomes dos autores)

Clique no botão "Salvar e continuar".

Passo 3: Autores, Co-Autores e Informações do Manuscrito

Nessa etapa, informe os dados do autor principal do trabalho e caso haja co-autores clique no botão "Incluir Autor" para adicioná-los.

Ao inserir os "Co-Autores" será necessário definir quem será o contato principal, ou seja, aquele que irá receber todas as notificações a respeito do status de submissão do trabalho.

Informe o "Título", "Resumo" do manuscrito e "Agências de Fomento se houver.

Clique no botão "Salvar e continuar".

Passo 4: Confirmar Submissão

Nessa etapa, confira se todos os dados foram preenchidos corretamente e clique no botão "Concluir Submissão".

Após confirmar a submissão, será exibido a tela "Submissões Ativas" onde serão listados todos os trabalhos submetidos e a "Situação da Submissão".

Após a submissão do resumo expandido, o autor deve ficar atento ao e-mail enviado pelo Diretor de Modalidade por meio da plataforma OCS, informando-lhe sobre o resultado da avaliação. Esse e-mail contém as considerações do avaliador que deverão ser utilizadas na correção do trabalho para envio da versão final do trabalho.

Acompanhar Situação da Submissão do Trabalho

Ao entrar no sistema como autor após fazer login, será exibido a tela "Submissões Ativas" e para acompanhar a situação do trabalho, basta clicar sobre o título dele.

Nessa tela, serão exibidos duas abas: Resumo (Com informações do Trabalho) e Avaliação (Com informações da Avaliação do Trabalho).

Recebendo o resultado da avaliação e submetendo a versão final

Após receber o e-mail enviado pelo Diretor de Modalidade contendo o resultado da avaliação e as considerações de correção do trabalho, para a elaboração da versão final, o autor deverá ter muita ATENÇÃO com os seguintes aspectos:

1) Verificar se todas as considerações feitas pelo avaliador foram realizadas na correção do artigo;

2) Adicionar os nomes dos autores conforme modelo disponibilizado (informando dados de Filiação, Cidade e E-mail dos autores no rodapé).

3) Salvar o arquivo no formato PDF e transferi-lo pela plataforma:

  • IMPORTANTE: A versão final deve ser feita utilizando o modelo do Template para Resumo Expandido, com o cabeçalho do evento. Assim que finalizar a versão final, o autor deverá acessar a página de submissões ativas e clicar no link do campo Situação.)

  • Então, o autor deverá acessar a seção DECISÃO DO DIRETOR, selecionar a versão final do seu artigo (em formato PDF, com dados de todos os autores e cabeçalho do evento) e transferi-la para o sistema clicando no botão Transferir.

  • A transferência do arquivo fará com que o mesmo fique disponível no campo Versão final.

4) O autor deve usar o ícone do e-mail, em “Notificar diretor”, para enviar uma mensagem ao diretor informando-o que está enviando a versão final corrigida. O diretor poderá então finalizar a avaliação, verificando se as correções foram realizadas e os dados dos autores foram inseridos.

5) O autor receberá, após a análise final do diretor de modalidade, um e-mail informando sobre a decisão de “ACEITAR” ou “REJEITAR” o trabalho. Caso as correções não tenham sido feitos em sua totalidade ou falte alguma informação dos dados de autoria, o Diretor de Modalidade poderá solicitar “novas correções” somente se ainda estiver dentro do prazo.

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