CONVIS Guia

CONVIS – GUIA DE UTILIZAÇÃO E AÇÕES

Para mais informações, consulte também o documento de política de uso.

Se após a leitura ainda houver dúvidas procure o responsável do controle de frotas e viagens e/ou o NTIC.

ACESSO

LOGIN

INTERESSADO: TODOS OS SERVIDORES E O AUTORIZADOR

A AUTENTICAÇÃO É NECESSÁRIA PARA GARANTIR A SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES NO SISTEMA E A INTEGRIDADE DO SERVIDOR.
DESSA FORMA, O NOVO CONVIS ESTÁ VINCULADO AO SISTEMA DE AUTENTICAÇÃO INSTITUCIONAL PARA FACILITAR AO SERVIDOR, A UTILIZAÇÃO DE UMA ÚNICA AUTENTICAÇÃO.
PARA TER ACESSO AO SISTEMA, DIGITE CPF E SENHA UTILIZADO NA INSTITUIÇÃO, E PRESSIONE O BOTÃO ACESSAR, E O SISTEMA IRÁ EXIBIR UM MENU DE OPÇÕES BASEADAS NAS PERMISSÕES QUE FORAM DEFINIDAS AO SEU USUÁRIO PELO ADMINISTRADOR GERAL.
QUANDO O USUÁRIO FOR DO TIPO AUTORIZADOR, TERÁ UMA SENHA E USUÁRIO E SENHA ESPECÍFICO PARA ESTA FUNÇÃO.

AGENDA

GERAL

INTERESSADO: TODOS OS SERVIDORES

AO ACESSAR O SISTEMA, HAVERÁ UM MENU COM A OPÇÃO DE VISUALIZAR A AGENDA DE TODAS AS VIAGENS JÁ SOLICITADAS, EM PROCESSO E ATIVAS.
OBS: NÃO HÁ OPÇÃO DE VER OS DETALHES DA VIAGEM, SEU REQUISITANTE OU MESMO A JUSTIFICATIVA, CASO ESSA NÃO SEJA A SUA VIAGEM.

VIAGEM

LISTAGEM

INTERESSADO: TODOS OS SERVIDORES

SERÃO EXIBIDAS AS VIAGENS QUE O SERVIDOR JÁ SOLICITOU.
NESTE LOCAL PODERÁ ACOMPANHAR EXECUTAR ALGUMAS AÇÕES REFERENTES À VIAGEM OU REALIZAR UMA NOVA VIAGEM CLICANDO EM ADICIONAR VIAGEM.
PARA AS VIAGENS JÁ SOLICITADAS. EXISTEM AINDA MAIS 3 BOTÕES DE AÇÕES:

O 1º ACOMPANHA TODAS AS AÇÕES TOMADAS EM RELAÇÃO À SUA VIAGEM SELECIONADA.
O 2º EXIBE TODOS OS DETALHES DA VIAGEM QUE VOCÊ SOLICITOU.
O 3º CRIA UMA SOLICITAÇÃO DE VIAGEM NOVA, UTILIZANDO TODAS AS INFORMAÇÕES DA VIAGEM SELECIONADA, PARA QUE NÃO PRECISE DIGITAR CERTOS DADOS NOVAMENTE.

ADICIONAR

INTERESSADO: TODOS OS SERVIDORES

DEVERÁ INFORMAR O DIA E HORÁRIO PREVISTO PARA REALIZAR A SAÍDA DA INSTITUIÇÃO COM O VEÍCULO E O HORÁRIO PREVISTO DE RETORNO.
EM SEGUIDA, INFORME A CIDADE DE DESTINO EM LOCAL.
EM ROTA, INFORME A ROTA QUE IRÁ PERCORRER PARA CHEGAR AO DESTINO, PARA IDA E VOLTA. SE O TRAJETO FOR O CONVENCIONAL, INFORME LOCAL DE SAÍDA, DE CHEGADA E DE RETORNO.
CASO HAJA A NECESSIDADE DE PASSAR POR ALGUMA CIDADE ESPECÍFICA, A MESMA DEVERÁ ESTAR CITADA NA ROTA.
EM SEGUIDA O NÚMERO DE PESSOAS QUE DEVERÃO REALIZAR A VIAGEM NO MESMO VEÍCULO.
O ITEM RESPONSÁVEL NORMALMENTE É UTILIZADO PARA VIAGENS COM TRANSPORTE DE ALUNOS E/OU MENORES DE IDADE, COMO EM VISITAS TÉCNICAS POR EXEMPLO.
O ITEM MOTORISTA É PARA INFORMAR CASO EXISTA A NECESSIDADE DE UM MOTORISTA DA INSTITUIÇÃO, CASO VOCÊ MESMO FOR CONDUZIR, MARQUE A OPÇÃO “NÃO”.
A JUSTIFICATIVA É O MOTIVO PELO QUAL ESTARÁ REALIZANDO A VIAGEM. PODE INCLUIR NESSE ESPAÇO ALGUMA ESPECIFICAÇÃO PARA O GERENTE DE VIAGENS SE ORIENTAR.
EM AUTORIZADOR, DEVERÁ ESCOLHER DENTRE AS OPÇÕES O MAIS CORRESPONDENTE À SUA LOTAÇÃO NA INSTITUIÇÃO, NORMALMENTE O CHEFE MÁXIMO DE DEPARTAMENTO.
POR FIM, CLIQUE EM SALVAR E VOLTAR PARA A LISTAGEM PARA CONCLUIR.

AÇÕES (ACOMPANHAMENTO)

INTERESSADOS: TODOS OS SERVIDORES

NESTA TELA DE ACOMPANHAMENTO, VOCÊ PODERÁ VERIFICAR O ANDAMENTO DA SUA SOLICITAÇÃO DE VIAGEM.
O PROCESSO SE INICIA COM SUA SOLICITAÇÃO, INFORMANDO SEU NOME, A AÇÃO QUE EXECUTOU, PARA QUEM EXECUTOU E A DATA E HORA.
A SEQUENCIA PADRÃO É:

1) SOLICITAR PARA UM AUTORIZADOR
2) AUTORIZADOR LIBERAR OU CANCELAR A VIAGEM
3) O GERENTE DE VIAGENS INFORMARÁ O VEÍCULO E O MOTORISTA CONDUTOR, OU PODERÁ INTERROMPER SUA SOLICITAÇÃO. SE ISSO OCORRER, ELA TERÁ UMA JUSTIFICATIVA, A QUAL PODERÁ VER NO CAMPO OBSERVAÇÃO.
4) O GERENTE DE VIAGENS INFORMARÁ SUA SAÍDA AO SISTEMA APÓS REALIZAR UMA VISTORIA PRÉVIA NO VEÍCULO E A ENTREGA DO DOCUMENTO DE AUTORIZAÇÃO DE VIAGEM.
5) COM SUA CHEGADA, O GERENTE IRÁ INFORMAR NO SISTEMA A DATA E HORÁRIO DE RETORNO, REALIZARÁ UMA VISTORIA E O PROCESSO ESTARÁ CONCLUÍDO.

DETALHES

INTERESSADO: TODOS OS SERVIDORES

NESTA TELA, O SERVIDOR PODERÁ VER TODOS OS DETALHES DE UMA VIAGEM ESPECÍFICA QUE FOI SOLICITADA.
HORÁRIOS DE SAÍDA E RETORNO, JUSTIFICATIVA ETC.
O DIFERENCIAL É QUE AQUI PODERÁ VER QUEM É O CONDUTOR ESCOLHIDO PARA A VIAGEM, O VEÍCULO E EXIBINDO TAMBÉM A DATA E HORA REAL DE SAÍDA E RETORNO.

CONTROLE

PAINEL

INTERESSADO: GERENTE DE VIAGENS

ESTE É O PAINEL DE CONTROLE UTILIZADO PELO GERENTE DE VIAGENS.
NESTA TELA INICIAL SERÁ EXIBIDO INICIALMENTE O NOME DO SERVIDOR E O LOCAL PARA ONDE IRÁ VIAJAR.
A SEQUENCIA DE AÇÕES A SEREM EXECUTADAS SEGUEM ABAIXO.

1º ESCOLHER UMA VIAGEM E CLICAR NA OPÇÃO “INFORMAR” (BOTÃO LARANJA). AO ACESSAR ESSA TELA, PODERÁ VER OS DETALHES DE ROTA, JUSTIFICATIVA E OBSERVAÇÕES PARA A VIAGEM.
2º FEITO ISSO, DEVERÁ INFORMAR O CONDUTOR PARA A VIAGEM E O VEÍCULO PARA QUE SEJAM LIBERADA AS OUTRAS AÇÕES DO PAINEL.
3º UMA VEZ ESCOLHIDO O CONDUTOR E O VEÍCULO, ESTARÃO LIBERADOS OS BOTÕES DE DOCUMENTOS EM AZUL: “SERVIÇO” (ORDEM DE SERVIÇO) E “VIAGEM” (AUTORIZAÇÃO DE VIAGEM).
4º NO DIA DA VIAGEM, APÓS VISTORIA E LIBERAR O VEÍCULO PARA O CONDUTOR, INFORME A DATA E HORA REAL DE SAÍDA DO VEÍCULO E CLIQUE NO BOTÃO VERDE “SAÍDA”.
5º COM A CHEGADA DO VEÍCULO E APÓS VISTORIA, INFORME A DATA E HORA REAL DE RETORNO DO VEÍCULO E CLIQUE NO BOTÃO VERDE “RETORNO”.

OBS: A ÚNICA AÇÃO LIBERADA SEMPRE É O CANCELAMENTO. O GERENTE, POR ALGUM MOTIVO, PODERÁ INTERROMPER A SOLICITAÇÃO DE VIAGEM E DEVERÁ JUSTIFICAR, ESCREVENDO O MOTIVO E CLICANDO NO BOTÃO VERMELHO “INTERROMPER”. E O PEDIDO DE VIAGEM SERÁ CANCELADO.

INFORMAR

INTERESSADO: GERENTE DE VIAGENS

ESTA TELA É O DETALHAMENTO DA VIAGEM, ONDE SE PODERÁ LER A JUSTIFICATIVA E TODAS AS DEMAIS INFORMAÇÕES QUE O SERVIDOR FEZ NO PEDIDO DE VIAGEM. PODERÃO SER REALIZADAS DUAS AÇÕES NESTA TELA:

1º ESCOLHER O VEÍCULO PARA A VIAGEM.
2º ESCOLHER O CONDUTOR DO VEÍCULO.
3º CLICAR NO BOTÃO APLICAR ALTERAÇÕES E VOLTAR PARA A LISTAGEM.

OBS: PODERÁ SER DEFINIDO O VEÍCULO E/OU O CONDUTOR EM UM MOMENTO E MAIS TARDE VOLTAR A ESTA TELA E ESCOLHER O OUTRO. LEMBRANDO SEMPRE DE APLICAR AS ALTERAÇÕES.
POR FIM, CLIQUE EM APLICAR ALTERAÇÕES E VOLTAR PARA A LISTAGEM PARA CONCLUIR.