Diretor de Modalidade: Editorando uma Submissão de Trabalho - Jornada Científica (OCS)

De NTI Ajuda - IFSULDEMINAS Campus Inconfidentes

Considerações Iniciais

Esta seção mostra um passo a passo, que tem o objetivo de guiar os "Diretores de Modalidade" nos processos de aceite e/ou rejeição de uma submissão, designação de avaliador para um trabalho, recebimento da versão final e publicação do trabalho na conferência.

Acessar as Conferências Atuais

Primeiro acesse a página da conferência utilizando o link informado abaixo e depois siga os demais passos indicados nesse tutorial para realizar sua submissão:

Acessar a Página de Submissões da Conferência

Após acessar o link informado anteriormente, já na página da conferência clique no menu "Acesso".

Entrar no Sistema como Diretor de Modalidade

Será aberta a tela "Acesso" como ilustrado na "Figura 1". Nessa tela, informe o "CPF" (apenas números, sem pontos ou traços) e a "Senha" cadastrados.

Figura 1: Tela "Acesso".


E após ter realizado o seu login, clique aqui para prosseguir com o tutorial.

Redefinir Senha

Caso não consiga acessar a plataforma é possível redefinir sua senha utilizando a opção "ESQUECEU SUA SENHA?".

Acessando a Página de Avaliação

Após ter feito login, será exibido a tela "Submissões Ativas" como ilustrado na "Figura 7". Nessa tela, os Diretores que respondem a mais de uma modalidade devem ficar atentos ao filtro "Na Modalidade", por meio do qual é possível listar todos os trabalhos da modalidade selecionada.

Em seguida, basta clicar sobre o título de um dos trabalhos para abrir a tela "Avaliação".

Figura 7: Tela "Submissões Ativas".

Analisando o Trabalho

Na tela "Avaliação", inicialmente deverá ser realizada as seguintes ações:

1) Download do documento para avaliação: Salvar o arquivo que consta no campo "Versão para avaliação" como ilustrado na "Figura 8".

Figura 8: Download do documento para avaliação.

2) Verificação do formato do documento: Verificar se o documento segue os padrões estabelecidos nas “Diretrizes para autores”.

  • Incluindo questões de conteúdo e formato de arquivo (PDF);

3) Verificação da retirada dos nomes autores: Verificar se os nomes dos autores foram retirados do documento que será encaminhado para avaliação.

ATENÇÃO:

  • Caso o documento contenha os nomes dos autores ou esteja fora do padrão estabelecido, será necessário rejeitar o trabalho e para isso deve-se seguir os passos apresentados na seção "Rejeitando um Trabalho" desse tutorial, para acessá-la clique aqui.

  • Caso documento submetido esteja correto, pode-se continuar com a análise do mesmo seguindo os passos da seção "Designando um Avaliador para o Trabalho" desse tutorial, para acessá-la clique aqui.

Rejeitando um Trabalho

Quando um Trabalho é Rejeitado?

A rejeição de um trabalho ocorre quando a primeira versão submetida apresenta dados dos autores ou por não seguir os padrões solicitados no item "b)" das "Normas para Envio de Trabalhos" conforme o link a seguir: [ https://jornada.ifsuldeminas.edu.br/2021/pages/normas.html ]

Passos para Rejeitar um Trabalho

Para rejeitar o trabalho deverá ser realizada as seguintes ações:

1) Registro da decisão: No campo "Escolher Decisão", selecione a opção "Rejeitar" e clique no botão "Registrar Decisão" como ilustrado no "Item 1" da "Figura 9".

2) Notificar autor: A notificação do autor é realizada clicando no ícone no campo "Notificar autor" como ilustrado no "Item 2" da "Figura 9".

Figura 9: Passos 1 e 2 do Processo de Rejeitar um Trabalho.

3) Redigir e-mail de notificação: Essa terceira etapa será feita em uma tela para redação do e-mail como ilustrado na "Figura 10".

ATENÇÃO:

  • Informar ao autor, através do e-mail, que ele poderá corrigir os problemas do documento e fazer uma nova submissão do trabalho enquanto estiver dentro do prazo de submissão.

Figura 10: Redigir e-mail de notificação.


4) Arquivar submissão: Clicar no link “Arquivar esta Submissão” como ilustrado na "Figura 11".

Figura 11: Arquivar submissão.

Designando um Avaliador para o Trabalho

Ao verificar que o trabalho está apto para avaliação, o "Diretor de Modalidade" deve fazer a escolha do "Avaliador" levando em consideração o perfil do trabalho e as áreas de atuação dos "Avaliadores" cadastrados na plataforma. Para realizar esta tarefa deverão ser realizadas as seguintes ações:

1) Escolher Avaliador: Para escolher um avaliador basta clicar no link "ESCOLHER AVALIADOR" como ilustrado na "Figura 12".

Figura 12: Link "Escolher Avaliador".

2) Designar um Avaliador: Na tela "Escolher Avaliador", serão exibidos os avaliadores de todas as modalidades. Nessa tela, utilize o filtro para buscar "Avaliadores" por modalidade e clique em "DESIGNAR" como ilustrado na "Figura 13".

INFORMAÇÃO:

  • Para conferir as especialidades dos "Avaliadores", deve-se clicar sobre o nome dele e indicar para abrir em uma nova aba ou janela como ilustrado na "Figura 14".

Figura 13: Tela "Escolher Avaliador".

Figura 14: Especialidades do Avaliador.

3) Notificar o Avaliador: Após a designação do avaliador, é preciso notificá-lo, clicando no ícone de e-mail que aparece logo abaixo da descrição “solicitação”. Essa notificação será feita por e-mail padrão, gerado pelo próprio sistema, basta clicar em “enviar” como ilustrado na "Figura 15".

ATENÇÃO:

  • Conferir se o "Formulário de Avaliação" foi definido. Caso não apareça o formulário, será necessário vincular selecionando o formulário referente à 11ª Jornada.

Figura 15: Notificar Avaliador e Conferir Formulário de Avaliação.

4) Disponibilizar o Avaliador: Após enviar a mensagem ao avaliador solicitando a avaliação, é necessário clicar no link “Disponível para avaliação” como ilustrado na "Figura 16". Assim, não será necessário esperar o aceite do avaliador. Observação: Essa ação foi definida pela comissão organizadora para dar agilidade ao processo.

Figura 16: Disponibilizar o Avaliador.

5) Aguardar Avaliação: É necessário que o avaliador finalize e envie a avaliação. O avaliador terá uma semana para finalizar a avaliação. Em casos de atrasos, pode-se enviar um lembrete de avaliação clicando no link "ENVIAR LEMBRETE" como ilustrado na "Figura 17".

Figura 17: Enviar Lembrete para o Avaliador.

Recebendo a Avaliação de um Trabalho

O Diretor de Modalidade será notificado, por e-mail, quando um avaliador enviar uma avaliação. Assim, basta acessar a página de controle de submissões para verificar o resultado da avaliação, clicando sobre o título do artigo. Dessa forma, o sistema irá redirecionar para a página de avaliação daquele artigo. Ao acessar essa página, o diretor deve seguir os passos descritos abaixo:

1) Verificar recomendação: Além do e-mail de notificação, poderá ser utilizado o campo “Recomendação” para verificar se uma avaliação foi concluída como ilustrado na "Figura 18".

Figura 18: Verificar recomendação.

2) Notificar avaliador: Uma vez verificado o término da avaliação, é necessário notificar o avaliador, informando-lhe que sua avaliação fora recebida corretamente. Isso deve ser feito clicando no ícone “Acusar recebimento” como ilustrado no "Item 2" da "Figura 19".

3) Acessar o formulário de avaliação em caso de não aceito / aceito com alterações: Para acessar o formulário de avaliação preenchido pelo avaliador é necessário clicar como ícone "Quadro Amarelo" ilustrado no "Item 3" da "Figura 19".

Figura 19: Notificar avaliador Sobre Recebimento da Avaliação.

4) Escolher e registrar decisão: Após análise do formulário de avaliação, o diretor de modalidade deve escolher sua recomendação e registrá-la clicando no botão “Registrar Decisão” como ilustrado na "Figura 20".

IMPORTANTE:

  • Nessa etapa da avaliação deve-se escolher a opção “Alterações necessárias”, mesmo que o avaliador tenha recomendado que seja “Publicado sem alterações”. Isso é necessário pelo fato de que, no mínimo, os autores deverão inserir os nomes da autoria no documento final.

Figura 20: Escolher e Registrar Decisão.


5) Notificar autor: Após o registro da decisão, deve-se notificar o autor clicando no ícone indicado na frente da opção "Notificar Autor" como ilustrado na "Figura 21".

Figura 21: Notificar Autor da Decisão.

6) Mensagem de e-mail informando a decisão e importação da avaliação: Ao realizar o passo 5, o diretor será direcionado para uma página onde é possível redigir o e-mail de notificação para o autor. O texto do e-mail já está previamente preenchido. Contudo, é necessário importar o formulário de avaliação clicando no botão “Importar avaliação pelos pares”, como ilustrado na "Figura 22". Dessa forma, todo o formulário de avaliação será incorporado ao corpo do e-mail.

Figura 22: Mensagem de e-mail informando a decisão e importação da avaliação.

Recebendo a versão final do autor

Após o encaminhamento da decisão de “Alterações Necessárias” para o autor, o diretor deve atentar-se na plataforma OCS para o recebimento da segunda versão do trabalho. Nessa fase não há notificação por e-mail pela plataforma informando que o autor submeteu a versão final.

Para ver se a versão final foi submetida, é preciso acessar a página de avaliação e conferir se o autor submeteu uma nova versão e observar se há algum arquivo no campo "Versão final" como ilustrado na "Figura 23".

ATENÇÃO:

  • O sistema informa a data de inclusão do arquivo pelo autor e é importante que o Diretor de Modalidade se atente a essa informação na hora da conferência do envio da versão final.

Figura 23: Conferir Envio da Versão de Avaliação.

Para finalizar o processo de tramitação do trabalho, realize os seguintes passos:

1) Faça o download da versão final: Para isso clique no arquivo da “versão final” como ilustrado anteriormente na "Figura 19".

2) Conferir o arquivo final: O Diretor de Modalidade deve analisar a versão final, verificando:

  • Se ele contém as correções sugeridas pelos avaliadores;
  • Se os nomes dos autores foram acrescentados;
  • Se a versão final está disponibilizada no modelo de template do evento, com o cabeçalho da 11ª Jornada Científica e Tecnológica e 8ª Simpósio de Pós-graduação do IFSULDEMINAS;
  • Se está no formato PDF.

3) Registrar decisão: Para registrar uma nova decisão baseando-se no arquivo final enviado pelo autor e no atendimento das correções solicitadas pelo avaliador, o Diretor de Modalidade deve seguir o procedimento que está ilustrado na "Figura 24".

ATENÇÃO:

  • Nesta etapa o diretor de modalidade pode aceitar ou rejeitar o trabalho. A solicitação de alterações somente poderá ser solicitada dentro do prazo estipulado para correções.

Figura 24: Registrar decisão baseando-se no arquivo final .


4) Notificar autor: Independentemente do tipo de decisão (aceite, correções necessárias ou rejeição), deve-se notificar o autor clicando no ícone de "Envelope" como ilustrado pela "Figura 25". O diretor será direcionado para uma página onde é possível redigir o e-mail de notificação para o autor. O texto do e-mail está previamente preenchido, mas o diretor pode acrescentar as informações que achar pertinente.

Figura 25: Notificar autor e Redigir o e-mail de notificação.

Concluir Avaliação

Enviar a Versão Final do Trabalho para o OCS

Se o resumo expandido foi "ACEITO", é preciso enviar a versão final para a página onde ficarão disponíveis os trabalhos publicados (layout da plataforma OCS), ou seja, disponibilizá-lo na página de artigos aceitos (página de apresentações). Os seguintes passos são necessários para realizar essa tarefa:

1) Selecionar arquivo a ser enviado: Na seção "Decisão do Diretor" deve-se selecionar o arquivo do campo "Versão Final" como ilustrado na "Figura 26".

Figura 26: Selecionar arquivo a ser enviado.


2) Enviar para o layout: Enviar o arquivo selecionado no passo anterior para o layout do OCS clicando no botão "Enviar" como ilustrado na "Figura 27".

Figura 27: Enviar Versão Final para o layout.

Publicar o Trabalho no OCS

1) Transferir o documento final para a seção de “LAYOUT”: Ainda na mesma página, na seção “LAYOUT”, há uma campo para “transferir documento” da composição final. Aqui o diretor irá fazer o upload da versão a ser publicada, escolhendo o arquivo final enviado pelo autor e clicando em “transferir” como ilustrado na "Figura 28"- o arquivo em PDF deve aparecer logo após “Formato para Publicação”.

Figura 28: Transferir o documento final para a seção de “LAYOUT”.

2) Conferir se o arquivo está correto: Após o upload da versão final do arquivo, habilitará o campo “Ler Prova”, clicando sobre esse campo é possível visualizar o PDF e conferir se o arquivo está correto como ilustrado na "Figura 29".

Figura 29: Conferir se o arquivo está correto.

3) Concluir submissão: Para concluir o trâmite editorial e enviar o arquivo para a página dos trabalhos aceitos, deve-se clicar no botão "Concluída" como ilustrado na Figura 30.

Figura 30: Concluir submissão.

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